名刺の書き方

名刺は、初対面で自分と会社を伝える道具です。載せられる情報は限られるため、何を載せるかより何を載せないかが設計になります。連絡してほしい手段を絞り、覚えてほしいことを1つに決めると、渡した後に効く名刺になります。あわせて、受け取った名刺は個人情報であり、管理の責任が生じる点も見落とされがちです。

名刺の書き方 5ステップ

1. 会社名・ロゴを配置する
2. 氏名を最も大きく置き、ふりがなやローマ字を添える
3. 部署と肩書きを氏名の上または横に配置する
4. 連絡先を絞って載せる（電話・メール・所在地）
5. 裏面に事業内容や実績を入れるかを決めて印刷する

記入項目の書き方

• 氏名：名刺で最も大きい要素にします。読み間違えられやすい名字にはふりがなを付けます。
• 肩書き：対外的に分かる表現に。社内独自の呼称は、相手に伝わりません。
• 電話番号：代表番号と直通のどちらを載せるか決めます。両方載せると相手が迷います。
• メールアドレス：個人宛か問い合わせ窓口か。名刺交換後の連絡はメールが主流です。
• 所在地：本社か担当拠点か。訪問を受ける可能性がある住所を載せます。
• 裏面：事業内容、取扱商品、地図、資格。空白のままにするのはもったいない面です。

書き方の注意点

• 情報を絞る：電話3つ、メール2つ、SNS4つを載せると、どこに連絡すればよいか分からなくなります。連絡してほしい手段から順に、2〜3個まで。
• 受け取った名刺は個人情報：名刺には氏名・所属・連絡先が含まれ、個人情報保護法の対象です。名刺管理システムに取り込んで検索できる状態にすると個人情報データベース等にあたり、利用目的の特定や安全管理措置の義務が生じます。
• 営業目的の利用に注意：交換した名刺のメールアドレスへ広告メールを送る場合、特定電子メール法のオプトイン規制が関わります。名刺交換だけでは同意とみなされない場合があるため、書面等で通知した相手に限るなどの整理が必要です。
• 肩書きは対外的な言葉で：「チーフエバンジェリスト」のような社内呼称は、相手に役割が伝わりません。併記するか、平易な表現にします。
• 紙質とサイズ：標準は91×55mm。特殊サイズは名刺入れに入らず、かえって扱いにくくなります。
• 退職時の扱い：自分の名刺は破棄します。受け取った名刺は会社の情報資産であることが多く、私的に持ち出すと問題になります。

よくある質問

Q. 名刺に顔写真を入れるべきですか？
A. 覚えてもらいやすくなる利点があります。業種や社風によるため、社内の慣行に合わせてください。

Q. 個人事業主はどんな肩書きを書けばよいですか？
A. 「代表」が一般的です。屋号があれば屋号を会社名の位置に置きます。

Q. 受け取った名刺は捨ててよいですか？
A. 個人情報として適切に廃棄します（シュレッダーなど）。会社の資産として管理している場合は、社内ルールに従ってください。