出勤簿の書き方

出勤簿は、従業員の労働日と労働時間を記録する帳簿です。労働基準法により、使用者には労働時間を適正に把握する義務があり、出勤簿・賃金台帳・労働者名簿は「法定三帳簿」と呼ばれます。残業代の計算根拠であり、労働基準監督署の調査で真っ先に確認される書類でもあります。

出勤簿の書き方 5ステップ

1. 対象年月と、氏名・所属を記入する
2. 日ごとに出勤・欠勤・休日・有給などの区分を入れる
3. 始業時刻と終業時刻、休憩時間を記入する
4. 時間外労働・深夜労働・休日労働の時間を分けて集計する
5. 月の労働日数と総労働時間を確認し、出力して保存する

記入項目の書き方

• 対象年月：賃金計算期間に合わせます（毎月20日締めなら前月21日〜当月20日）。
• 始業・終業時刻：実際に業務を開始・終了した時刻を書きます。所定時刻をそのまま書き写すのは適正な把握とはいえません。
• 休憩時間：労働時間が6時間超で45分以上、8時間超で1時間以上の休憩が必要です（労基法34条）。
• 時間外労働：法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えた分。割増賃金の計算根拠になります。
• 深夜労働：22時から翌5時までの労働。25%以上の割増が必要です。
• 休日労働：法定休日の労働。35%以上の割増が必要です。

書き方の注意点

• 客観的な記録が原則：労働安全衛生法66条の8の3により、労働時間の状況はタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な方法で把握することが求められます。自己申告のみで済ませる場合は実態調査などの措置が必要です。
• 保存期間：労働基準法109条により保存義務があります（改正で5年、当面の経過措置として3年）。
• 1分単位が原則：労働時間は1分単位で計算します。日ごとに15分単位で切り捨てる運用は賃金の全額払い違反になり得ます（1か月の合計時間の端数処理には一定の例外があります）。
• 管理監督者も対象：労働時間規制の適用が除外される管理監督者も、健康確保の観点から労働時間の状況把握の対象です。深夜割増も適用されます。

よくある質問

Q. 出勤簿は手書きでもよいですか？
A. 形式に決まりはありませんが、自己申告のみの手書きは客観的記録とはいえないため、実態との乖離がないか確認する仕組みが必要です。

Q. タイムカードがあれば出勤簿は不要ですか？
A. タイムカードが要件を満たしていれば、それが出勤簿の役割を果たします。別に紙の出勤簿を作る必要はありません。

Q. 有給休暇はどう記録しますか？
A. 出勤簿に有給の取得日を記録します。あわせて年次有給休暇管理簿の作成・3年保存が義務づけられています（年10日以上付与される労働者）。