出席簿の書き方

出席簿は、児童生徒や受講者の出欠を日ごとに記録する帳簿です。学校では学校教育法施行規則により作成が義務づけられており、指導要録の出欠記録の元データになります。実務で迷いやすいのは「欠席」と「出席停止・忌引等」の区別で、これを取り違えると出席率が実態と変わり、進級や皆勤の判定にも影響します。

出席簿の書き方 5ステップ

1. 対象の年度・学級・氏名の一覧を用意する
2. 日ごとに出席・欠席・遅刻・早退・出席停止などの記号を入れる
3. 欠席には理由の区分（病気・事故など）を付ける
4. 月末に授業日数・出席すべき日数・欠席日数を集計する
5. 年度末に指導要録へ転記できる形に整えて保存する

記入項目の書き方

• 授業日数：その月に授業を行った日数。学校行事や休業日を除いた実日数です。
• 出席すべき日数：授業日数から、出席停止・忌引等の日数を差し引いた日数です。
• 欠席日数：出席すべき日数のうち欠席した日数。ここが出席率の分子になります。
• 出席停止・忌引等：感染症による出席停止、忌引、非常変災など。欠席にはしません。
• 遅刻・早退：出席として扱いますが、回数を記録します。生活指導の資料になります。

書き方の注意点

• 出席停止は欠席ではない：学校保健安全法19条にもとづく感染症の出席停止（インフルエンザ、新型コロナ等）や忌引は、「出席停止・忌引等の日数」として扱い、出席すべき日数から除きます。欠席として記録すると出席率が不当に下がります。
• 忌引の日数：自治体や学校の規程で親等により定められています（父母は7日、祖父母は3日など）。規程を確認してください。
• 保存期間：学校教育法施行規則28条により、出席簿は5年間の保存が定められています（指導要録の学籍に関する記録は20年）。
• 訂正の仕方：帳簿ですので修正液は使いません。二重線を引いて訂正し、訂正者の印を押します。
• 長期欠席の把握：年間30日以上の欠席は、文部科学省の調査で長期欠席として扱われます。日々の記録が集計の基礎になります。

よくある質問

Q. 遅刻は欠席になりますか？
A. なりません。出席として扱い、遅刻の回数を別に記録します。ただし学校の規程で一定回数を欠課とする場合があります。

Q. 保護者の都合で休んだ場合はどう記録しますか？
A. 「事故欠席」として欠席に含めるのが一般的です。家族旅行等も同様です。

Q. 出席簿は電子データでもよいですか？
A. 校務支援システムでの管理が広く行われています。保存要件を満たし、必要時に出力できることが条件です。