仮払申請書の書き方

仮払申請書は、出張費や資材の購入費など、支出が先に発生する用事のために、会社からあらかじめお金を受け取るための申請書です。自分で立て替えて後から返してもらう「立替払」と違い、仮払は会社のお金を預かっている状態。使い切らなかった分は返す義務があり、精算するまで経理上は「仮払金」という資産として残り続けます。

仮払申請書の書き方 5ステップ

1. 申請日、所属、氏名を記入する
2. 何のための仮払かを具体的に書く（用途・訪問先・期間）
3. 必要な金額を積算して書く（交通費・宿泊費・日当など内訳で）
4. 支給希望日と受取方法（振込・現金）を書く
5. 上長の承認を得て経理へ提出し、用事が終わったら期限内に精算する

記入項目の書き方

• 用途：「◯◯社訪問の出張費」のように、後から見て支出の必要性が分かるように書きます。
• 金額の内訳：交通費・宿泊費・日当・接待費などに分けます。総額だけだと精算時に差異の理由が説明できません。
• 使用予定日：いつ使うか。支給日が遅れると用を成さないため、余裕を持って申請します。
• 精算予定日：帰着後◯日以内など。ここを空欄にすると仮払金が滞留します。
• 受取方法：振込なら口座、現金なら受領印欄を設けます。

書き方の注意点

• 立替払との違い：仮払＝先にもらう／立替＝自分が先に払う。仮払は会社の資金を預かるため、私的流用は業務上横領になり得ます。
• 精算期限を守る：多くの会社で「帰着後3〜5営業日以内」と定めています。期限を過ぎた仮払金は貸付金とみなされ、認定利息の課税や給与課税の問題が生じることがあります。
• 残金の返却：使い切らなかった分は必ず返します。次の出張に繰り越す運用は、経理上どの支出に対応するか分からなくなるため避けます。
• 領収書が必須：精算時は領収書の添付が原則です。交通機関など領収書が出ないものは、経路と金額を書いた交通費明細で代えます。
• 決算をまたがない：期末に仮払金が残ると、費用計上できず利益がずれます。決算前に精算を締める運用にします。

よくある質問

Q. 仮払金と前払金は同じですか？
A. 違います。仮払金は用途や金額が未確定のまま渡すお金、前払金は取引の対価を前もって支払うお金です。勘定科目も別に扱います。

Q. 精算で足りなかった分はどうなりますか？
A. 追加分を会社に請求します。精算書に不足額を記載し、領収書を添えて申請してください。

Q. 仮払を受けたが出張が中止になりました。
A. 速やかに全額を返却し、精算書に「出張中止のため全額返金」と記録します。放置すると帳簿上の仮払金が残り続けます。